Comment faire une facture en 2026 ? Le guide étape par étape
Émettre une facture n’est pas un simple formalisme : c’est un document comptable et juridique qui engage l’entreprise, conditionne le paiement et sert de preuve en cas de litige ou de contrôle fiscal. Ce guide détaille, étape par étape, comment faire une facture réellement conforme en 2026, du calcul de la TVA aux cas particuliers, jusqu’à la réforme de la facturation électronique qui change la donne cette année.
L’essentiel
- Une facture conforme repose sur une liste précise de mentions obligatoires : les oublier coûte 15 € d’amende par mention.
- Le calcul se résume à trois lignes : HT, TVA, TTC. Au taux normal, TTC = HT × 1,20.
- La numérotation doit être continue, sans trou ni doublon, sur toute la vie de l’entreprise.
- Dès septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir une facture électronique via une plateforme agréée : un logiciel devient quasi incontournable.
Une facture incomplète est refusable par le client et sanctionnable par l’administration. Avant de détailler la méthode, un rappel utile : ce document engage l’entreprise sur le plan fiscal comme commercial, et doit être conservé 10 ans. Passons en revue, dans l’ordre, tout ce qu’une facture doit contenir et comment la produire sans erreur.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
C’est le socle. La réglementation française impose une série d’informations sans lesquelles la facture n’est pas valable. Chaque mention manquante ou inexacte expose à une amende fiscale de 15 € par mention et par facture, plafonnée à 25 % du montant de la facture (source : service-public.fr). Voici la liste à connaître.
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La date d’émission et un numéro unique issu d’une séquence chronologique continue.
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L’identité du vendeur : dénomination ou nom, forme juridique, adresse du siège, numéro SIREN, ville d’immatriculation au RCS (commerçants) ou au RM (artisans), capital social pour les sociétés, et la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI » le cas échéant.
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L’identité de l’acheteur : nom ou dénomination et adresse de facturation.
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La date de la vente ou de la prestation si elle diffère de la date d’émission.
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La désignation détaillée de chaque produit ou service : quantité, dénomination précise, prix unitaire HT et taux de TVA applicable.
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Les totaux : montant total HT, montant de la TVA par taux, montant total TTC. Les éventuelles remises et rabais.
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Le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur (et de l’acheteur au-delà de 150 € HT entre assujettis).
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La date ou le délai de paiement, le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.
À cela s’ajoutent des mentions conditionnelles selon votre situation : « TVA non applicable, article 293 B du CGI » pour les entreprises en franchise de TVA, « Autoliquidation » en cas de reverse charge, ou l’assurance décennale pour les artisans du bâtiment. Enfin, la réforme e-invoicing ajoute dès 2026 quatre données pour les échanges entre professionnels : le SIREN du client, l’adresse de livraison si elle diffère, la nature de l’opération (biens, services ou mixte) et, le cas échéant, l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits (source : service-public.fr).
Le coût réel d’un oubli
15 € par mention manquante peut sembler modeste, mais l’addition grimpe vite : plusieurs mentions oubliées sur des factures récurrentes, multipliées par le volume, deviennent un vrai redressement lors d’un contrôle. Un modèle verrouillé, ou mieux un logiciel, élimine ce risque.
Comment calculer le montant HT, la TVA et le TTC ?
Le cœur d’une facture tient en trois lignes. Le HT (hors taxes) est votre prix de vente réel, celui qui vous revient. La TVA est la taxe collectée pour l’État. Le TTC (toutes taxes comprises) est ce que paie le client. La formule de base :
TTC = HT + TVA, avec TVA = HT × taux. Au taux normal de 20 %, cela revient à TTC = HT × 1,20.
Il existe quatre taux de TVA en France métropolitaine. Voici les principaux et leurs usages :
| Taux de TVA | Niveau | Exemples d’application | Multiplicateur TTC |
|---|---|---|---|
| 20 % | Normal | La majorité des biens et services | × 1,20 |
| 10 % | Intermédiaire | Restauration, transport, travaux de rénovation | × 1,10 |
| 5,5 % | Réduit | Produits alimentaires, livres, énergie | × 1,055 |
| 2,1 % | Particulier | Médicaments remboursables, presse | × 1,021 |
Taux de TVA en vigueur en France métropolitaine, juillet 2026 (source : economie.gouv.fr). Des taux spécifiques s’appliquent en Corse et outre-mer.
Prenons un exemple concret. Vous facturez une prestation à 1 000 € HT au taux normal : la TVA est de 1 000 × 0,20 = 200 €, et le total à payer est de 1 200 € TTC. Le raisonnement inverse est tout aussi utile, notamment quand un prix vous est communiqué TTC. Pour retrouver le HT à partir d’un TTC de 1 200 € au taux normal : HT = 1 200 ÷ 1,20 = 1 000 €. Et pour isoler la TVA depuis le TTC : TVA = 1 200 ÷ 1,20 × 0,20 = 200 € (ce qui revient à TTC moins HT). Si votre facture mélange plusieurs taux, chaque taux doit apparaître sur une ligne distincte avec sa base HT et sa TVA.
À retenir
Un seul réflexe évite 90 % des erreurs : ne jamais additionner des TTC de taux différents sur une même ligne. On calcule d’abord chaque base HT et sa TVA propre, puis on somme. Un logiciel de facturation applique automatiquement le bon taux par ligne.
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Comment numéroter correctement ses factures ?
La numérotation est l’une des règles les plus surveillées, car elle garantit qu’aucune facture ne peut être supprimée en douce. Le numéro doit être unique, chronologique et continu : pas de trou dans la séquence, pas de doublon, pas de remise à zéro arbitraire en cours d’exercice. Concrètement, la deuxième facture porte forcément un numéro supérieur à la première.
Vous êtes libre du format tant que la continuité est respectée. Beaucoup d’entreprises adoptent un préfixe par année ou par série, par exemple 2026-001, 2026-002, ce qui facilite le classement comptable. Vous pouvez aussi utiliser des séries distinctes (par site, par activité) à condition que chacune reste continue. Le point à retenir : une fois un numéro attribué, il ne se réutilise jamais, même si la facture est annulée. Dans ce cas, on émet un avoir (voir plus bas), on ne supprime pas la facture.
Quelles sont les étapes pour créer une facture ?
Une fois les règles posées, la fabrication d’une facture suit toujours le même déroulé :
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1. Renseignez les deux identités. Vos coordonnées complètes (dont SIREN) et celles du client, avec son SIREN pour un client professionnel.
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2. Attribuez un numéro et une date. Le numéro suivant dans votre séquence, la date du jour d’émission.
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3. Détaillez les lignes. Chaque produit ou service, avec quantité, prix unitaire HT et taux de TVA.
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4. Calculez les totaux. Total HT, TVA par taux, total TTC, en appliquant remises éventuelles.
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5. Ajoutez les conditions de paiement. Délai, mode de règlement, pénalités de retard et indemnité de 40 €.
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6. Contrôlez et transmettez. Vérifiez les mentions obligatoires, puis envoyez la facture et conservez-la (10 ans d’archivage légal).
Fait à la main sur un tableur, ce processus est chronophage et exposé aux erreurs de calcul ou de numérotation. C’est précisément là qu’un logiciel prend tout son sens, d’autant plus avec l’échéance électronique de 2026.
Comment gérer l’acompte, l’avoir et l’auto-entrepreneur sans TVA ?
Trois situations reviennent constamment et méritent une méthode claire.
La facture d’acompte. Dès qu’un client verse un acompte avant la livraison ou la fin de la prestation, vous devez émettre une facture d’acompte qui reprend les mentions obligatoires et indique le montant versé. À la fin, la facture de solde détaille le total et déduit l’acompte déjà réglé pour n’appeler que le reste dû.
La facture d’avoir. Pour annuler une facture, corriger une erreur ou rembourser un client, on ne supprime jamais la facture d’origine : on émet une facture d’avoir (note de crédit). Elle porte son propre numéro dans la séquence, référence la facture initiale et affiche des montants négatifs. C’est la seule façon propre de neutraliser une facture déjà émise.
L’auto-entrepreneur en franchise de TVA. Sous le régime de la franchise en base de TVA, l’auto-entrepreneur ne facture pas de TVA : il n’y a ni ligne de taxe, ni TTC distinct, le prix est net. La facture doit alors porter la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Attention : ce régime dépend de seuils de chiffre d’affaires qui ont fait l’objet de débats législatifs récents. Vérifiez le seuil applicable à votre activité avant de facturer, car un dépassement vous fait basculer dans la TVA en cours d’année.
Bon réflexe
Ne modifiez jamais une facture déjà envoyée pour la « corriger » : passez systématiquement par un avoir. C’est la seule trace comptable acceptable en cas de contrôle, et tous les logiciels de facturation savent le générer en un clic depuis la facture initiale.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation en 2026 ?
Jusqu’ici, un modèle Word ou Excel pouvait suffire à un indépendant. Ce n’est plus le cas. La réforme de la facturation électronique impose un calendrier ferme, confirmé par la loi de finances (source : economie.gouv.fr) :
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1er septembre 2026 : toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques.
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1er septembre 2026 : obligation d’émettre au format électronique pour les grandes entreprises et les ETI.
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1er septembre 2027 : obligation d’émettre pour les PME, TPE et micro-entreprises.
Concrètement, un simple PDF envoyé par e-mail entre deux entreprises françaises assujetties ne suffira plus. La facture devra transiter par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée par l’administration et respecter un format structuré (Factur-X, UBL ou CII). Gérer cela à la main est irréaliste : c’est le rôle d’un logiciel connecté à une PDP.
Bonne nouvelle, plusieurs solutions françaises sont déjà agréées et certaines sont gratuites pour les indépendants. Indy, par exemple, propose une offre à 0 €/mois incluant devis et factures, et émet des factures au format Factur-X conforme à la réforme, en tant que plateforme agréée DGFiP (source : indy.fr, juillet 2026). Sa limite : les déclarations fiscales restent payantes (108 € HT par an, indicatif). Le bon réflexe reste de comparer les outils sur la conformité à la réforme, la gestion des devis, acomptes, avoirs et relances, et la réalité de la gratuité selon votre statut.
Prêt à passer à un outil conforme ?
Nous avons comparé les meilleurs logiciels français : conformité e-invoicing, prix réels, gratuité et fonctions.
Questions fréquentes
Peut-on faire une facture gratuitement ?
Oui. Plusieurs logiciels français proposent une offre réellement gratuite pour créer des factures conformes, notamment pour les auto-entrepreneurs (Indy à 0 €/mois, par exemple). Un modèle Word ou Excel reste possible aujourd’hui, mais il ne permettra pas de respecter l’obligation de facturation électronique à venir.
Comment calculer la TVA sur une facture ?
Multipliez le montant HT par le taux applicable. Au taux normal de 20 %, la TVA vaut HT × 0,20 et le total TTC vaut HT × 1,20. Pour retrouver le HT à partir d’un prix TTC au taux normal, divisez le TTC par 1,20. Chaque taux de TVA doit apparaître sur une ligne distincte.
Un auto-entrepreneur doit-il facturer la TVA ?
Tant qu’il reste sous les seuils de la franchise en base de TVA, l’auto-entrepreneur ne facture pas de TVA et porte la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Au-delà des seuils, il devient redevable de la TVA et doit l’appliquer sur ses factures.
La facturation électronique est-elle obligatoire en 2026 ?
Oui, par étapes. Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et ETI doivent les émettre. Les PME, TPE et micro-entreprises devront émettre au format électronique à partir du 1er septembre 2027, via une plateforme agréée.
Que risque-t-on avec une facture non conforme ?
Chaque mention obligatoire manquante ou inexacte est passible d’une amende fiscale de 15 € par facture, plafonnée à 25 % du montant de la facture. L’absence totale de facture est sanctionnée bien plus lourdement. Un logiciel de facturation limite fortement ce risque en verrouillant les mentions et la numérotation.